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La mise à disposition d'un ordinateur et d'un téléphone portable à l'agent placé en congé maladie

Le 20 avril 2015

La présente note a vocation à informer des modalités d'accès d'un ordinateur et la récupération d'un téléphone portable mis à disposition d'un agent en congé maladie.

La modernisation de l'administration et le développement des techniques de communication conduisent les personnes publiques à mettre à disposition de leurs agents différents outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (téléphone, micro-ordinateur portabe, logiciels, accès internet, etc).

Ces outils emportent des qualifications juridiques distinctes en fonction des utilisations qui en sont faites par l'agent. En effet, il est établi une différenciation entre un usage de l'élément mis à disposition à des fins privées et son usage à des fins professionnelles.

- Le caractère privatif de l'utilisation

L'utilisation exclusivement personnelle par l'agent des outils mis à sa disposition est en premier lieu constituve d'un avantage en nature (circulaire ministérielle du 1er juin 2007 n°200209433). Les avantages en nature résultent en effet de la mise à disposition ou de la fourniture par la commune d'un bien permettant au fonctionnaire de faire l'économie de frais qu'il aurait dû normalement supporter.

Ils constituent un élément de la rémunération des agents de la fonction publique (1er alinéa de l'article 82 du Code général des impôts).

Dans l'hypothèse d'un congé maladie, l'agent conserve son traitement, ainsi que ses droits à la totalité du supplément familial, de l'indemnité de résidence et du bénéfce des avantages en nature. Par suite, si les outils des NTIC ont été mis à disposition de l'agent au titre d'avantages en nature, la commune ne peut exiger leur restitution durant son congé maladie.

L'obligation de restitution résulte uniquement de la rupture des relations professionnelles.

- Le caractère professionnel de l'utilisation

L'avantage en nature n'est en revanche pas constitué si l'utilisation de l'outil mis à disposition de l'agent revêt un caractère professionnel dans l'intérêt du service (circulaire précitée du 1er juin 2007). Dans ce cadre, le matériel informatique et le téléphone mis à disposition sont réservés à des finalités strictement professionnelles. De sorte que leur utilisation à des fins étrangères au service présente le caractère d'une faute (CAA Douai, 2 décembre 2010, n°09DA01118).

Une tolérance demeure cependant admise dans l'hypothèse d'un usage personnel. L'outil professionnel peut comprendre une utilisation personnelle raisonnable dans la vie quotidienne (appels au domicile de courte durée, brève consultation de serveurs pratiques sur internet, etc), sous réserve que cet usage n'entrave pas l'activité professionnelle.

Au regard de l'intérêt professionnel que les NTIC comprennent, leur conservation par l'agent placé en congé maladie est susceptible de porter atteinte au fonctionnement et à la continuité du service. Les personnes publiques peuvent dès lors être amenées à demander la restitution des outils considérés.

En cas de refus de restitution par l'agent, les personnes publiques disposent de prérogatives.

. Accès aux informations contenus dans le matériel informatique

Les personnes publiques sont en droit d'accéder aux informations contenues dans l'ordinateur et le matériel informatique mis à disposition de l'agent. Le respect dû à la vie privée et la protection des données personnelles de l'agent contraignent cependant l'accès aux matériels.

Il est de jurisprudence constante que les dossiers et fichiers créés par l'agent grâce à l'outil informatique mis à sa disposition pour l'exécution de ses fonctions, sont présumées de caractère professionnel. Les personnes publiques peuvent dès lors y avoir accès, même en l'absence de l'agent. Ce dernier ne peut procéder volontairement au cryptage de son poste informatique et faire obstacle à la consultation des fichiers professionnels (Cass, social, 18 octobre 2006, n°04-48.025 transposable aux fonctionnaires).

En particulier, les personnes publiques peuvent demander à l'agent lui-même ou à l'administrateur réseau de lui communiquer la liste des identifiants et des mots de passe utlisés par l'agent absent.

Toutefois, les mots de passe ne peuvent être délivrés que sous la condition que l'agent détienne sur son ordinateur des informations nécessaires à la poursuite de l'activité du service et que l'administration ne puisse accéder à ces informations par d'autres moyens. A défaut, les identifiants et mots de passe d'accès à l'ordinateur ne peuvent pas être remis.

De surcroit, il incombe de se montrer prudent dans l'accession aux informations personnelles de l'agent. En effet, les personnes publiques ne sont pas autorisées à ouvrir les fichiers personnels expressément identifiés omme tels par l'agent, qu'en sa présence ou s'il en a été dûment informé.

En outre, un huissier de justice peut se substituer aux personnes publiques. Il prend alors connaissance des informations contenues dans le matériel informatique et en enregistre la teneur, en présence de l'agent ou après que ce dernier en ait été informé. La neutralité de l'huissier de justice présente l'avantage d'apaiser les tensions éventuelles en évitant une confrontation directe entre l'agent et les membres de sa hiérarchie. L'intervention d'un tiers évite de plus toute atteinte portée à la vie privée de l'agent.

. Possibilité de résiliation de la ligne téléphonique

En cas de refus de restitution du téléphone mobile mis à disposition de l'agent, les textes législatif et réglementaires en vigueur n'informent pas des possibilités de contraindre l'agent à s'exécuter.

Les personnes publiques demeurent toutefois en mesure d'agir directement auprè de l'opérateur mobile. Il peut notamment être demandé la résiliation de la ligne téléphonique dans le but d'interrompre les frais engendrés.

En toute hypothèse, le principe demeure la concertation entre l'agent et l'administration.

- Le cadre d'utilisation délimité par la personne publique

La mise à disposition de nombreux outils informatiques et de la communication aux angents de la fonction publique souffre de l'absence de textes législatifs et réglementaires clairs sur le sujet.

Nombreuses sont les collectivités publiques qui adoptent dès lors de leur propre initiative, des chartes ou des protocoles délimitant l'usage des outils mis à disposition des agents. Encouragée par la CNIL, cette pratique permet de formaliser les règles d'utilisation du matériel, tout en garantissant le respect de la vie privée des agents, le respect des règles déontologiques, ainsi que la sécurité et la qualité du réeau informatique.

L'adoption d'une charte informatique permet d'indiquer les catégories de bénéficiaires des outils mis à disposition et les conditions de conservation, ainsi que de fixer le limites strictes d'usage à titre personnel.

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